Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Hosting und Server-Logfiles

Die Website, das Kundenportal und die WHB-Serverdienste werden auf Serverinfrastruktur in Deutschland betrieben. Als Hosting-Dienstleister wird die netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, Deutschland eingesetzt.

Beim Aufruf der Dienste werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Ressource, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer-URL sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren und stabilen Bereitstellung, zur Fehleranalyse sowie zur Abwehr und Aufklärung von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb unserer Dienste.

3. Kundenportal und Kundenkonto

Bei der Registrierung und Nutzung des Kundenportals verarbeiten wir die für das Geschäftskonto erforderlichen Angaben. Dazu können insbesondere Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen/Firma, Rechnungs- und Kontaktdaten sowie Konto-, Lizenz- und Vertragsinformationen gehören.

Soweit die betroffene Person selbst Vertragspartner ist oder vorvertragliche Maßnahmen anfragt, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Ansprechpartnern eines Unternehmens erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Anbahnung, Durchführung und Verwaltung der Geschäftsbeziehung.

Die Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise sowie die Zustimmung zu AGB und Lizenzbedingungen werden im Registrierungs- bzw. Bestellprozess getrennt dargestellt. Soweit technisch umgesetzt, können Zeitpunkt und Version der jeweils einbezogenen Bedingungen zu Nachweiszwecken gespeichert werden.

4. Kostenlose Testversion

Wenn Sie eine ChemLotse-Testversion anfordern, verarbeiten wir die für Bereitstellung, Freischaltung und Verwaltung der Testlizenz erforderlichen Kunden-, Lizenz- und Kontaktdaten. Die Testlizenz läuft 14 Tage ab erfolgreicher Aktivierung und wird nicht automatisch in eine kostenpflichtige Lizenz umgewandelt.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung der angeforderten Teststellung und zur Vorbereitung eines möglichen Vertragsverhältnisses auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. bei Ansprechpartnern eines Unternehmens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Bestellungen, Rechnungen und Vertragsverwaltung

Bei einer Bestellung verarbeiten wir die für Angebot, Bestellung, Vertragsdurchführung, Lizenzbereitstellung, Abrechnung und kaufmännische Dokumentation erforderlichen Daten. Dazu gehören insbesondere Unternehmens-, Ansprechpartner-, Rechnungs-, Bestell-, Lizenz- und Zahlungsstatusdaten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die betroffene Person selbst Vertragspartner ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei betrieblichen Ansprechpartnern. Gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungen erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Werden im Kundenportal externe Zahlungsdienste eingesetzt, werden die für die gewählte Zahlungsart erforderlichen Daten an den im jeweiligen Bezahlvorgang bezeichneten Zahlungsdienstleister übermittelt. Die konkreten Zahlungsinformationen und der jeweilige Empfänger werden im Bezahlvorgang angezeigt. Zahlungsdaten, die ausschließlich beim Zahlungsdienstleister erhoben werden, erhalten wir nur im dort vorgesehenen Umfang, beispielsweise als Zahlungsstatus oder Transaktionsreferenz.

6. Lizenzaktivierung, Lizenzprüfung und Gerätebindung

ChemLotse verwendet zur Aktivierung und Lizenzprüfung den WHB-Lizenzdienst unter lizenz.whb-software.de. Bei Aktivierung und Lizenzprüfung können insbesondere Aktivierungs- bzw. Lizenzdaten, technische Geräte- oder Installationskennungen, Rechnerbezeichnung, Lizenzstatus, Zeitinformationen und die IP-Adresse der Verbindung verarbeitet werden.

Die Geräte- bzw. Installationskennung dient der vereinbarten Lizenzbindung, der Verhinderung missbräuchlicher Mehrfachnutzung und der technischen Bereitstellung der Lizenz. Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung bzw. Durchführung der Testlizenz nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie – insbesondere bei betrieblichen Ansprechpartnern und zur Missbrauchsabwehr – auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Für die erste Aktivierung ist eine Internetverbindung erforderlich. Danach kann ChemLotse im vorgesehenen Umfang offline verwendet werden; wiederkehrende Lizenzprüfungen können technisch vorgesehen sein.

7. Support und zeitlich begrenzter Herstellerzugang

Supportzugriffe erfolgen nur, wenn sie zur angeforderten Unterstützung erforderlich sind und vom Kunden ermöglicht bzw. freigegeben werden. ChemLotse kann hierfür zeitlich begrenzte, signierte Supportberechtigungen verwenden. Dabei können technische Support-, Lizenz- und Protokolldaten verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit der Support Teil eines Vertrags ist, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Fehleranalyse, Störungsbehebung und sicheren Bereitstellung des Supports.

8. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben, insbesondere Namen, geschäftliche Kontaktdaten, Unternehmenszugehörigkeit, Kommunikationsinhalte und gegebenenfalls projektbezogene Informationen.

Soweit Ihre Anfrage auf die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei sonstigen geschäftlichen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. E-Mail-Dienst Microsoft

Für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation wird Microsoft Outlook eingesetzt. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist grundsätzlich die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.

Bei der E-Mail-Kommunikation können personenbezogene Daten durch Microsoft verarbeitet werden. Eine Verarbeitung in Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums kann nicht vollständig ausgeschlossen werden. Für internationale Übermittlungen sind die jeweils einschlägigen Datenschutzmechanismen des Anbieters maßgeblich.

10. Cookies und technisch erforderliche Speicherungen

Die öffentliche Website verwendet nach aktuellem Stand keine Analyse- oder Marketingdienste, keine Social-Media-Pixel und keine optionalen Werbe-Cookies.

Das Kundenportal kann technisch erforderliche Session-, Sicherheits- oder Authentifizierungsinformationen im Browser speichern, soweit dies für Anmeldung, Kontosicherheit und die ausdrücklich angeforderten Portal-Funktionen notwendig ist. Soweit die Voraussetzungen von § 25 Abs. 2 TDDDG vorliegen, ist hierfür keine gesonderte Einwilligung erforderlich.

Werden zukünftig optionale Analyse-, Marketing- oder vergleichbare Technologien eingesetzt, werden diese Datenschutzhinweise vor dem Einsatz angepasst und – soweit erforderlich – eine Einwilligung eingeholt.

11. Verschlüsselte Übertragung

Website, Kundenportal und Lizenzdienste werden über verschlüsselte HTTPS-Verbindungen bereitgestellt. Dadurch werden übertragene Inhalte auf dem Transportweg gegen unbefugtes Mitlesen geschützt.

12. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der jeweilige Verarbeitungszweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, berechtigten Beweissicherungsinteressen oder sonstigen Rechtsgründe entgegenstehen. Vertrags-, Rechnungs- und Geschäftsunterlagen können handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen. Technische Sicherheits- und Lizenzprotokolle werden nur so lange gespeichert, wie dies für Lizenzverwaltung, IT-Sicherheit, Fehleranalyse oder die Abwehr bzw. Geltendmachung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

13. Ihre Datenschutzrechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, besteht außerdem ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

14. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für den Sitz des Verantwortlichen ist insbesondere zuständig:

15. Kundendaten in ChemLotse

Gefahrstoffdaten, Sicherheitsdatenblätter, Betriebsanweisungen, Dokumente und vergleichbare Fachdaten werden bei der regulären ChemLotse-Nutzung grundsätzlich lokal auf dem Einzelplatz oder im kundeneigenen Netzwerk bzw. Kundendatendienst verarbeitet. Diese Daten werden nicht allein durch die normale Nutzung des lokalen Gefahrstoffkatasters an WHB-Software übertragen.

Soweit WHB-Software im Rahmen einer gesonderten Support-, Hosting- oder sonstigen Leistung personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, wird – sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – vor Beginn der betreffenden Verarbeitung ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

16. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Im Zusammenhang mit Website, Kundenportal, Testlizenz und Lizenzverwaltung findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.